Qu’est-ce que le « remboursement » ?

Remboursement

Le remboursement est l’action de dédommager quelqu’un en lui donnant de l’argent ou un équivalent en échange de quelque chose, généralement des dépenses ou des coûts qui ont été encourus. Il peut s’agir d’un paiement effectué par un employeur à un employé pour des dépenses professionnelles ou d’une compagnie d’assurance qui indemnise quelqu’un pour des frais couverts. Le remboursement peut également faire référence au processus de paiement des prestataires de soins de santé pour les services rendus aux patients couverts par les régimes d’assurance. Globalement, il s’agit d’une forme de compensation qui implique le paiement ou le remboursement de dépenses ou de coûts encourus.

Reconnaître le remboursement

De nombreuses entreprises ont des règles concernant le moment où il convient de rembourser les employés pour les frais qu’ils ont eux-mêmes payés. La plupart du temps, ces frais sont liés à des voyages et comprennent l’hébergement, la nourriture, le transport terrestre et les frais de la compagnie aérienne (remboursement des frais de voyage). La plupart du temps, le remboursement est lié aux frais professionnels.

Considérations particulières

Les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises, d’assureurs ou de gouvernements, ont tout intérêt à veiller à ce que les remboursements ne soient effectués que pour des raisons légitimes. Les employés, les assurés et les contribuables peuvent déclarer une dépense qui n’a jamais eu lieu ou gonfler la valeur d’une dépense. L’organisme de remboursement doit donc mettre en place des processus de contrôle interne pour tenter de détecter les demandes de remboursement frauduleuses.

Exemple de dépenses remboursées

Supposons qu’un représentant commercial se rende à une conférence sectorielle afin de mieux comprendre l’état de l’art dans ce secteur, d’assister à des séminaires de formation et de se constituer un réseau professionnel. À la suite de ce voyage approuvé, vous dépensez sur vos propres deniers 300 dollars pour une chambre d’hôtel, 250 dollars pour le transport et 100 dollars pour la nourriture. À votre retour de voyage, vous présentez à l’entreprise une note de frais officielle mentionnant chacun de ces trois postes et la soumettant pour obtenir un remboursement de 650 $. Cette somme apparaît sur votre compte bancaire en même temps que votre prochain salaire, par dépôt direct.