Régie d’avances
La régie d’avances est un type de fonds ou de compte établi dans le but d’effectuer des achats de routine ou des transactions de petite caisse. Ce terme est souvent utilisé dans le contexte d’agences gouvernementales ou d’entreprises qui doivent régulièrement effectuer de petits achats. Une caisse d’avances implique généralement le dépôt initial d’une somme d’argent fixe, qui est ensuite utilisée pour payer les dépenses au fur et à mesure qu’elles surviennent. Le solde de la caisse est régulièrement reconstitué afin de garantir qu’il y a toujours suffisamment d’argent disponible pour couvrir les dépenses.
Les régies d’avances peuvent être détenues sous forme d’argent liquide ou être conservées sur un compte courant désigné. Elles sont soumises à diverses règles et réglementations qui régissent leur utilisation et leur administration, et font généralement l’objet d’audits périodiques pour s’assurer qu’elles sont utilisées conformément aux procédures établies.
Les caisses d’avances peuvent être utiles aux petites entreprises ou aux services qui doivent effectuer des achats réguliers, mais qui ne veulent pas s’embarrasser de l’approbation de chaque transaction individuelle. Elles peuvent également contribuer à renforcer la responsabilité et la transparence dans l’utilisation des fonds, étant donné que toutes les transactions doivent être correctement documentées et comptabilisées.
Les étapes de la régie d’avances
La régie d’avances comprend les étapes suivantes :
- Un petit fonds de caisse, avec un montant fixe d’argent liquide, est créé. Elle est documentée dans le grand livre de l’entreprise.
- Toutes les dépenses imputées à la petite caisse doivent faire l’objet de reçus.
- Le fonds est périodiquement réapprovisionné par les encaissements et les décaissements afin de maintenir un solde fixe.
- Le fonds fait l’objet d’un suivi attentif afin de déceler toute incohérence entre les liquidités prévues (sur la base de l’enregistrement) et les
- liquidités réelles. S’il y a des incohérences, elles doivent être examinées.
À quoi sert une régie d’avances ?
Les entreprises conservent de l’argent liquide dans une régie d’avances pour payer des dépenses accessoires telles que des fournitures de bureau, de petits remboursements ou d’autres dépenses mineures. À l’instar de la petite caisse, la régie d’avances ne doit pas être utilisée pour des dépenses matérielles telles que les services publics ou pour l’achat d’actifs pour l’entreprise.
Quelle est l’origine du mot « régie » ?
Le mot est dérivé de l’italien ancien ou du latin médiéval imprestare, qui signifie prêter. Ainsi, une régie d’avances désigne aujourd’hui une petite avance de fonds utilisée pour des dépenses accessoires et qui doit être reconstituée après utilisation.